Гугл таблицы для управленческого и финансового учета
Простой, но быстрый и дешевый инструмент, который может заменить CRM. Примеры использования и необходимые формулы.
Как автоматически считать зарплату сотрудников с помощью гугл таблиц
Гугл таблицы - это мощный и практичный инструмент, с помощью которого можно заменить основные функции CRM и получить лёгкую и прозрачную систему учёта. При этом таблицы привычны всем, нет необходимости долгой интеграции и обучения людей работать с CRM, 80% функций которых просто не используются. В небольших и средних компаниях учет часто ведется в таблицах, но не используются формулы, с помощью которых можно намного упростить и автоматизировать подсчеты. Рассмотрим примеры того, как можно использовать функционал таблиц для решения практических задач.
Кейс №1: Разделение доступов к разным таблицам
Часто бывает удобно и даже необходимо разделить доступы сотрудников к своим отчетам. При этом управляющему, наоборот, неудобно открывать отчет каждого сотрудника. Мы можем с помощью импорта свести все отчеты в одну единую таблицу, для того, чтобы из одного рабочего места контролировать всех сотрудников. Единственное необходимое условие для такого импорта - убедиться что все отчеты сотрудников имеют одинаковый вид. Функция IMPORTRANGE() с легкостью решает данную задачу.
Пример заполнения таблицы исходных данных
Кейс №2 Автоматический подсчет зарплат и расходов по категориям.
В начале работы, как правило, учет ведется в виде - дата, категория расхода, сумма и т.д. Часто такие таблицы сильно разрастаются и становится не очень удобно в них разбираться и делать выводы из данных. Если у нас есть такой массив данных, то мы можем сделать сводные таблицы, которые будут суммировать диапазон исходя из наших критериев. Например, мы можем посчитать сколько заработал каждый конкретный сотрудник за определенный период, автоматически рассчитать его зарплату, автоматически рассчитать затраты по каждой категории и так далее.
Пример сводной таблицы подсчета зарплаты
Кейс №3. Автоматический подсчет KPI и рейтинга сотрудников
Каждый месяц можно автоматически рассчитывать KPI или рейтинг сотрудников. В случае подсчета рейтинга система является прозрачной, все видят насколько они лучше или хуже работают относительно друг друга. при этом для сравнения идут только те данные, которые мы можем показать. Оклады и проценты бонусов необязательно раскрывать, рейтинг можно делать по тем данным, которые открыты для всех.
Пример таблицы рейтинга сотрудников
Необходимые функции для реализации суммирования по условиям и разделению доступа к таблицам
Все решения, о которых сказано выше можно реализовать с помощью двух простых функций: Importrange() и СУММЕСЛИМН().
Пример функции для подсчета зарплаты сотрудника в конкретный день:
=СУММЕСЛИМН('Декабрь25'!$N:$N;'Декабрь25'!$B:$B;E$3;'Декабрь25'!$A:$A;$B4).
Код может выглядеть страшно для незнакомого с функциями человека, но в переводе на человеческий все будет довольно понятно: Суммируем только если совпадают все условия, в данном случае это всего два условия: Имя сотрудника и день выплаты. Если они совпадают с заданным мы суммируем все числа в указанном диапазоне.
Пример функции для подсчета зарплаты сотрудника в конкретный день:
=СУММЕСЛИМН('Декабрь25'!$N:$N;'Декабрь25'!$B:$B;E$3;'Декабрь25'!$A:$A;$B4).
Код может выглядеть страшно для незнакомого с функциями человека, но в переводе на человеческий все будет довольно понятно: Суммируем только если совпадают все условия, в данном случае это всего два условия: Имя сотрудника и день выплаты. Если они совпадают с заданным мы суммируем все числа в указанном диапазоне.
Заключение
Google Таблицы — привычный интерфейс для 95% сотрудников; при правильно настроенной структуре и нескольких простых формулах вы получаете:
- прозрачность данных и расчётов;
- быстрый запуск (без долгих интеграций);
- низкую стоимость владения;
- гибкость: легко развивать и адаптировать под новые задачи.